En primer lugar, mantener todas las actividades destinadas a conservar los estándares de operación exitosos que la empresa tiene en la actualidad, y a sostener tales estándares a través de entrenamiento y disciplina. El Gerente debe mantener siempre en su mente la pregunta: ¿se tienen estándares establecidos, se respetan y cumplen con los estándares, y que actividades se realizan para ello? Muchas empresas carecen de estándares establecidos; y por lo tanto, mantener la forma de realizar las actividades y conservar los logros operativos resulta muy difícil sino imposible.
En segundo lugar, implementar acciones y procedimientos que busquen elevar los estándares actuales. Para eso necesita ser creativo e innovador buscando cambios graduales pero continuos que lleven a alcanzar mejorías en los estándares ya establecidos o nuevos estándares. El Gerente debe mantener en su mente preguntas como: ¿existen objetivos de mejora, en que procesos o actividades, cómo y quién los fija? ¿Se poseen estadísticas que reflejen las mejoras de la calidad, los costos, los tiempos de procesamiento, los plazos de ciclos y la productividad en el tiempo? Es importante recordar que cualquier proceso de mejora EMPIEZA HACIÉNDOSE PREGUNTAS
La mayoría de las empresas en México se conforman con obtener ganancias y no persiguen una mejora continua en sus actividades, procesos, productos y servicios. Nadie se pone a pensar en qué y cuánto se ha mejorado en el último mes, trimestre, semestre o año de actividad. Y este modo de operar funcionaba bien en un mercado protegido y controlado como sucedía en México antes del Tratado de Libre Comercio hecho con Estados Unidos y Canadá en tiempos del presidente Salinas.
En la actualidad una empresa que carece de estándares no puede aspirar a mantener niveles de calidad y costos en su mercado, y mucho menos a mejorarlos. Por otro lado si no hay objetivos de mejoramiento, control o seguimiento de su cumplimiento, y evaluación de su evolución en el tiempo, la empresa perderá su capacidad de competir.
¿Cómo puede competir una empresa que no mantiene y mejora sus estándares de desempeño? Sólo con la mejora de estos es factible la mejora en los resultados. No es lo mismo centrarse en los costos finales, o los problemas de calidad por fallas y defectos, que evaluar porque los procesos generan dichos costos y niveles de fallas y defectos, apuntando a su corrección y mejoramiento. El proceso correcto producirá los resultados correctos.
Quien se concentra en los resultados no atiende a otra cosa que al logro de mejores resultados sin atender a como estos tienen lugar. Por supuesto esta estrategia da resultados en el corto plazo, y a veces ni siquiera en el corto plazo, y pésimos resultados en el mediano y largo plazo. En cambio quien se concentra en los procesos presta atención a cuestiones tales como el layout, la organización de la producción, el nivel de satisfacción del cliente, el transporte interno, los excesos de movimientos, la existencia de sistemas y métodos para prevenir la generación de fallas, etc.
Muchos directivos cuando surge una crisis lo primero que hacen es reducir inversiones en entrenamiento y capacitación de personal, reducciones salariales, despido de personal, enfocarse en los proveedores de insumos en función al precio y no al costo total de los insumos. Todas estas prácticas son pésimas y destruyen los cimientos de la organización; son intentos de apagar fuegos que seguramente se presentarán en forma repetitiva, si no se arregla la causa real: falta de procesos en la realización de las operaciones.
Cabe preguntarse ¿En la Gerencia donde Usted está fijan sólo metas de resultados económicos-financieros, o también metas en torno a los procesos de operación? Si la empresa aspira a ser sostenible y redituable en el largo plazo debe cuidar sus procesos, y los resultados vendrán por añadidura.
Si sólo cuida los resultados económicos y se olvida de los procesos seguramente Usted se convertirá en un “bombero profesional” porque se dedicará todo el día a apagar fuegos, cuando en realidad su trabajo es evitarlos en la medida de lo posible. Sabemos que en la práctica siempre habrá algunos fuegos, pero deben ser la excepción y no la regla. Y si alguien se da a la tarea de establecer procesos para que el mismo fuego no se vuelva a presentar, poco a poco éstos irán disminuyendo, con todos los beneficios que eso conlleva.
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