SER COMPETENTE, TU MEJOR HERRAMIENTA PARA EL ÉXITO

El día de hoy ser exitoso, entendiendo como éxito la capacidad de destacar y permanecer en la actividad que desarrollamos pudiendo disfrutar los logros obtenidos, implica una mentalidad muy bien ubicada para poder ser competentes, y enfocar nuestros esfuerzos personales o los de una empresa hacia objetivos correctos que se busca alcanzar de la forma correcta.

La "competitividad" es tu capacidad, o la de una organización de cualquier tipo, para desarrollar y mantener ventajas sobre sus competidores que le permiten disfrutar y sostener una posición destacada en el entorno social y económico en que actúan. Esta competitividad se logra  gracias a tener habilidades, conocimientos o recursos que otras personas no tienen y que nos permiten obtener mejores resultados que el resto, asegurando así un desarrollo sostenido y sustentable en el mercado, o en el núcleo social donde realizamos nuestras actividades.

Esta competitividad existe gracias a que a través de tu actividad puedes agregar más valor que tu competencia a los servicios o productos que comercializas, y por lo tanto al cliente le resulta más provechoso tratar contigo que con otros competidores en el mercado. Claro está que ser competente implica poder generar una utilidad económica, y a veces social, en ese proceso de agregar valor.

Cuando hablamos de una empresa este proceso de ser competente se complica porque ya no hablamos de tus competencias individuales, sino que hablamos de las competencias de un equipo de personas. El que haya varias personas involucradas en el resultado final implica que el líder de la empresa debe orientar los esfuerzos y la mentalidad de los participantes en la misma dirección para lograr eso que se llama sinergia.

Las competencias de un equipo son el promedio de las competencias individuales de los participantes y aquí es donde esa coordinación del líder resulta fundamental para lograr el desarrollo armónico de todos. En el equipo puede haber dos personas muy competentes y seis muy incompetentes y eso hará que se tenga un equipo incompetente y perdedor, ya que en los equipos todos ganan o todos pierden, no es posible que la mitad del equipo gane y la mitad pierda.

Tú como individuo, o en un equipo, ser competente implica disposición al cambio, apertura hacia el aprendizaje, innovación, creatividad, muchas habilidades de comunicación y para el manejo de conflictos. La competitividad no se logra por decreto o por suerte; es producto de un trabajo bien hecho, de perseverancia, y de la habilidad de aprender de las equivocaciones para convertirlas en oportunidades futuras.

Y aquí es donde se separan los profesionales de los aprendices, porque sólo los profesionales saben como manejar la frustración y el desaliento para seguir adelante recordando que renunciar es no ganar y ganar es no renunciar. Ser competentes implica tener esa capacidad de convertir novatos o aprendices en profesionales y  por eso muchas empresas o equipos en diferentes disciplinas desaparecen ante la incapacidad de los directivos de elevar las competencias de su personal.

Ser competente implica que funciones en base a lo que llamamos "eficacia", que consiste en hacer las cosas correctas para lograr los objetivos que buscas. Ser eficaz es tomar las decisiones correctas, mientras que ser eficiente es usar de la mejor forma posible los recursos con que cuentas. Puedes ser muy eficiente, y sin embargo, no ser eficaz, por lo que no obtendrías los resultados que buscas. El truco es buscar el punto de equilibrio entre los dos adjetivos para lograr así la mayor efectividad. Con la eficacia logramos los objetivos deseados y con la eficiencia garantizamos la optimización de los recursos. Ese punto de equilibrio es dinámico, cambia de una situación a otra y varía en el transcurso del tiempo.

La eficacia es la pieza principal en el proceso de toma de decisiones cuando se responden preguntas como ¿Qué? y ¿Para qué?. La eficacia es lo que te permite desarrollar los planes adecuados para lograr los resultados esperados. La eficiencia tiene que ver con el ¿Cómo? llevas a la práctica los planes que elaboraste. Mientras más alto es el cargo que desempeñas en el organigrama de la empresa más importante es la eficacia, mientras más operativo eres mayor importancia tiene la eficiencia; sin embargo, como comento en el párrafo anterior, es muy importante encontrar el equilibrio entre las dos cosas.

Dadas las condiciones actuales muchas de las enseñanzas de nuestros padres y maestros ya no son funcionales. Una de ellas es que para ser exitosos tienes que trabajar mucho; hoy por hoy el punto es trabajar mejor, no trabajar mucho. Si trabajas mucho pero no eres competente ni eficaz siento decirte que tus esfuerzos van a producir muy pocos resultados, y verás otras personas que trabajan menos que les va mejor que a tí. 

En el mundo actual la diferencia no la hace el trabajo duro, sino cosas como la creatividad, la innovación, la habilidad de salirse de lo establecido, la disposición al cambio y el mantener la mente abierta para percibir oportunidades que antes no existían pero que hoy se dan gracias a los avances tecnológicos y al Internet. Ocúpate mucho en ser competente y las cosas te resultarán mucho más fáciles, porque como decía una viejita en el pueblo de Cumpas: "antes como antes y ahora como ahora..."

ADMINISTRANDO EL CAMBIO COMO PARTE DEL QUEHACER DE LA EMPRESA

Actualmente los procesos de cambio son algo tan normal en las empresas como vender y cobrar; sin embargo, en este renglón las cosas no son tan sencillas como se suponen deberían ser. Los procesos de cambio generan estados emocionales problemáticos en las personas involucradas. Esos estados emocionales no tienen nada que ver con el cambio en sí, pero aparecen porque guardamos en nuestra memoria recuerdos dolorosos de situaciones de cambio que se presentaron en el pasado que no salieron muy bien.

La habilidad de manejar el cambio debe ser una de nuestras habilidades laborales, y como cualquiera de ellas se debe desarrollar en base al aprendizaje, con un poco de material teórico y mucha práctica. Una empresa será exitosa en la medida que entrene a su personal para ajustarse al cambio, ya que este no es una opción, es una realidad que solamente tiene dos caras, como las monedas: o se provoca o se sufre. La única diferencia entre las dos opciones es realizar el cambio en el momento adecuado, porque el cambio se va a dar con nosotros, sin nosotros o a pesar de nosotros. Es una realidad que nos resulta difícil digerir.

Los mexicanos en particular batallamos mucho con esto porque se nos enseñó a ligar nuestra auto estima a la aprobación de otras personas. Los cambios implican riesgos que preferimos no correr por miedo a cometer errores que hagan que las personas  piensen que somos retrasados mentales... recuerda que "no hay que enseñar el cobre". Por eso la idea de "más vale malo conocido que bueno por conocer".

Necesitamos que quienes nos rodean "avalen" nuestro valor y por eso la desaprobación, la crítica y el rechazo nos duelen tanto y producen mucho miedo, cuando la realidad es que lo único que hacen la mayoría de las personas que nos rodean es estorbar nuestro desarrollo. El miedo "al que dirán" es el responsable de que hagamos muchas cosas que no nos gustan; sin embargo, ese "que dirán" sólo es un fantasma en nuestra mente porque en nuestra realidad física no existe.

Nuestra mente, en el afán de evitarnos el sufrimiento derivado de nuestros MIEDOS INFUNDADOS, racionaliza y disfraza nuestros temores con "razones" que justifican no realizar los cambios. Suenan aceptables, realistas, y "normales en cualquier persona madura y con los pies en la tierra", pero en realidad sólo son una cortina de humo para ocultar nuestras inseguridades. Algunas muy comunes son las siguientes:

1.- Estoy esperando el momento correcto.- En ningún lado existe "el momento correcto" para nada. Las personas exitosas CREAN SUS MOMENTOS CORRECTOS, a través de la preparación, la planeación, y el manejo del riesgo; que si bien nunca se puede eliminar si se puede minimizar. En un mundo en donde lo único estable es el cambio la sensación de seguridad no viene de la estabilidad, sino del conocimiento. Tenemos que aprender a bailar "al son que toquen".

2.- Es que ya traté y no jaló.- Edison, el inventor, decía que un "genio" es una persona con un 10% de inspiración y un 90% de transpiración. Debes recordar que como ser humano NO NACISTE ENSEÑADO y que todo lo tienes que aprender, y el aprendizaje es un proceso de prueba y error. Frecuentemente el cambio implica trabajar con algo nuevo en nuestras vidas, algo que no hemos vivido o hecho antes y necesitaremos aprender, y eso implica equivocarse, pero cuando aprendemos de las equivocaciones es que podemos alcanzar el objetivo. Alguien decía que el camino más corto al éxito es el fracaso.

3.- Es que todavía no tengo todo listo para empezar.- Nunca tendrás "todo listo para empezar" porque no es posible conocer todos los detalles que se presentarán en el futuro y siempre habrá imprevistos, sorpresas que no son predecibles,  y ajustes de último momento. Este es el principal problema de los perfeccionistas, que como no se dan permiso de equivocarse por miedo a que los den de baja de Facebook, nunca empiezan nada; quieren tener "todos los detalles bajo control" cosa que, claro está, no es posible. El perfeccionismo es el peor enemigo de la eficiencia. Ten cuidado con este punto porque puede hacer tu vida miserable.

4.- Es que siempre se ha hecho así.- Un coach en temas empresariales llamado Alberto Alvarez Morphy dice que esa frase "pudre a las personas y mata a las empresas", y no se equivoca en nada. Es lo que en términos más de la calle llamamos "ceguera de taller". Nos hemos acostumbrado a nuestros patrones de pensamiento y de comportamiento al grado de que ya ni sabemos que los tenemos. Es como las personas que usan lentes y a veces los andan buscando y los traen puestos. Están tan acostumbrados a usarlos que ya ni siquiera los sienten en la cara. 

El mejor remedio para la ceguera de taller es preguntarle a "alguien de afuera" como ve las cosas. Aquí pueden ser personas de otros departamentos de la empresa, socios comerciales, asesores externos, etc. Muchas veces personas que no saben nada del tema brindan opiniones muy valiosas porque su mentalidad no está condicionada por costumbres o prejuicios que ya tienen quienes "viven en el taller".

Así que procura convertirte en un "experto(a) gestor(a) del cambio" porque el cambio llegó para quedarse, y por los avances tecnológicos cada vez será más acelerado y radical. Te repito que contigo, sin tí o a pesar de tí el cambio es una realidad cotidiana. La creatividad, la disposición al cambio y el talento para visualizar el futuro serán los factores que determinan la gran diferencia entre los que reaccionan al cambio y los que lo inventan.

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HABLANDO DE EFICACIA Y EFICIENCIA

Para muchas personas estos dos términos suenan como sinónimos, cuando en realidad no lo son, y especialmente en la actualidad es importante comprender que tenemos que ser eficientes y eficaces, ya que no son cosas que se excluyen una a la otra.

Los economistas clásicos, Adam Smith y David Ricardo a mediados del siglo XVIII empezaron a manejar el concepto de eficiencia y desde su creación el término sigue significando lo mismo: “producir con los costos más bajos posibles”, o dicho de otra forma, “obtener los mayores resultados con los mismos recursos (gastos)”.

La eficiencia actúa en el ámbito interno de la empresa, ahí es donde usted puede trabajar para reducir sus gastos. Pero ¿qué pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, donde usted tiene que estar al tanto de lo que está pasando “afuera” de la empresa para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se presenten.

Sobra decir que las cosas se han complicado bastante desde el siglo XVIII a la fecha, y por eso alrededor de los años cincuenta en el siglo pasado se empezó a manejar el termino de “eficacia”. Actualmente Peter Drucker dice “No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia)...”. Menguzzato, especialista española, en su libro sobre Dirección Estratégica expresa:“...la experiencia demuestra que el éxito y supervivencia a largo plazo de la empresa depende más de los progresos en su eficacia que en su eficiencia...”.

El riesgo de trabajar sólo con la eficiencia es que puedes llegar a ser el productor más eficiente de algo que no le interese a nadie. La eficiencia hace énfasis en los medios, en hacer las cosas correctamente, en resolver problemas, ahorrar gastos, cumplir tareas y obligaciones, capacitar a los subordinados, aplica un enfoque reactivo.

La eficacia (o efectividad) hace énfasis en los resultados, en hacer las cosas correctas, en lograr objetivos, crear más valores (principalmente para el cliente), proporcionar eficacia (empowerment) a los subordinados, aplica un enfoque proactivo, es decir, en lugar de reaccionar, responder, y si es posible, anticiparse a los acontecimientos.

La eficiencia se concentra en cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan. La eficacia en para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen, qué objetivos se logran. La pregunta básica de la eficiencia es ¿Cómo podemos hacer mejor lo que estamos haciendo?. La de la eficacia es: ¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?.

En el proceso de formulación de la estrategia de una empresa el enfoque que debe prevalecer en la formulación de objetivos y estrategias es el de la “eficacia”. El enfoque de la eficiencia “entra” en el momento en que se definan los planes, los presupuestos y las acciones para poner en práctica la estrategia. La eficacia se centra en el “¿Qué?”, la eficiencia en el “¿Cómo?”.

Centrarnos en la eficiencia puede conducirnos a “bajar costos a toda costa”. Basta con recorrer todo el proceso de la empresa y determinar dónde “debemos” rebajar los costos. Trabajar por la eficacia es más difícil, hay que pensar en lo que sucede afuera, en cómo generar valor para los clientes, y con esto, para la propia empresa, qué tendencias podemos avizorar, qué está haciendo la competencia, entre otras cuestiones.

La atención personalizada, el servicio de postventa, la satisfacción del cliente, valor que perciben, son cosas que los clientes aprecian más que “el precio más bajo”. La gente prefiere comprar una computadora más cara, si puede contar con una red de mantenimiento y atención, que otra más barata, en una empresa que no le garantice lo demás.

La necesidad de que los directivos presten una atención preferente a lo que está pasando en el entorno, más que lo que sucede internamente en su empresa, la resalta Drucker en la siguiente propuesta:

“...en las condiciones actuales y más en el futuro, una de las grandes habilidades que deben adquirir los directivos es recibir información desde el exterior; tiene que salir, analizar las percepciones que tiene sobre la economía, los mercados, los valores de los consumidores, su psicología. La actividad de las compañías y sus directivos principales en los próximos 15 años es desarrollar el suministro de información del exterior...”

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No se trata de que prescindamos de la eficiencia. El uso más racional de los recursos, la reducción de los costos y el ahorro, son objetivos que deben atenderse por cualquier tipo de organización. De lo que se trata es de tener claro a qué debemos darle prioridad en el momento de definir nuestra estrategia, de identificar qué es lo que debemos estar haciendo, antes de ocuparnos de cómo hacemos, lo que estamos haciendo. Un especialista presenta un enfoque interesante, en el que integra ambos enfoques cuando define la “Nueva fórmula del Éxito”, de la siguiente forma:

Éxito = Eficacia + Eficiencia + Innovación y cambio

¿Cuál es la lógica de esto? Sencillamente, que la empresa debe:

• primero, con eficacia, identificar qué es lo más conveniente que debe hacer para aprovechar oportunidades o neutralizar amenazas;
• después, tratar de hacerlo de la forma más eficiente posible,
• pero, no se puede limitar a esto, la competencia puede estar haciendo lo mismo; por lo tanto, debe tratar de innovar constantemente, de crear nuevas formas de satisfacer necesidades y generar productos y servicios de alto valor para el cliente.

Así que a trabajar con apertura de mente para ser receptivos a las necesidades insatisfechas de los clientes, porque es ahí donde está el negocio. Con "más de lo mismo" no vamos a llegar muy lejos...

PARA INFLUIR EN OTRAS PERSONAS

Influir en la vida de otras personas implica convencerlas de que tu punto de vista o tu propuesta puede ayudarles a estar mejor, ya sea en aspectos materiales o psicológicos. Implica transmitir ideas nuevas para la otra persona, o ideas que cambien el sistema de creencias de tu interlocutor cuando este ya tiene algunos conocimientos del tema que tratas.

Para que puedas influir en una persona tienes que asegurarte de algunas cosas muy importantes:

1- Tu propuesta tiene que agregar valor a la vida de la persona

Esto quiere decir la vida de la persona mejorará si adopta las ideas o las formas de actuar que propones. Si la otra persona no comprende como tu sugerencia lo ayudará a estar mejor no será posible que acepte tu propuesta. Necesitas asegurarte que quede claro en su mente que aceptar tu propuesta le facilitará las cosas o resolverá alguno de sus problemas.

2.- Hazle ver que mientras más rápido mejor

Frecuentemente pensamos que “hay más tiempo de vida” y eso no ayuda cuando tratamos de convencer a alguien que es importante tomar una decisión sobre nuestra propuesta. En los negocios hablamos de un “sentido de urgencia”, de que no hay que dejar para mañana lo que se puede hacer hoy. Debes hacerle ver a tu interlocutor que le conviene no darle largas al asunto, porque tiempo es dinero, porque pueden cambiar las condiciones, porque otra persona puede aprovechar la oportunidad, porque pueden cambiar los precios, etc.

3.- Elegir el momento adecuado
Si quieres convencer a alguien de algo, el momento en que se hace la propuesta es fundamental. Debes averiguar en qué condiciones, a qué hora del día, en qué circunstancias puede ser más receptivo a tu propuesta. Hablar con las personas cuando están relajadas, de buen humor, sin mucha presión de tiempo tendrás mayores probabilidades de tener éxito. Hay veces que es conveniente esperar días e incluso semanas antes de hablar con la persona cuando su aceptación es importante para tu proyecto

4.- Trata de conocer la forma de pensar de tu interlocutor.

Todos nos identificamos mejor con quienes compartimos cosas en común. Si le haces sentir a la persona que tienes una forma similar de ver las cosas será más fácil que sea receptiva a tu propuesta. Haz preguntas para averiguar qué le gusta y apasiona, y finalmente transmite que ese algo también te interesa a ti.

5.- Aclara tus intenciones

Debes hacerle ver a la persona que con tu propuesta buscas mejorar la vida de ambos, que buscas situaciones para “ganar – ganar”. Debes ser capaz de explicar cómo se pueden dar los resultados necesarios para que todos salgan beneficiados. En ese diálogo usa afirmaciones positivas, evita en lo posible la palabra “no”

6.- Menciona casos de éxito
Cuánto mejor demuestres que tu propuesta funciona más fácil será obtener el “si” de la otra persona, Menciona nombres de personas o empresas que han logrado lo que propones, muestra cartas de clientes satisfechos o cualquier otra evidencia que demuestre que sabes de lo que estás hablando.

7.- Recuerda que las personas son lentas para aceptar ideas nuevas

Nuestra mente normalmente interpreta los cambios como amenazas y se resiste a ellos generando miedos, que casi siempre son infundados pero son igual de efectivos para frenar el cambio. Por eso debemos asegurarnos que la persona no se olvide de nuestra propuesta para que su miedo se calme a medida que pasen los días. No debes torturar al prospecto con tus llamadas, pero busca “mantenerte presente” en su mente.

10- Lenguaje no verbal

Este es el secreto de los líderes exitosos. ¿Sabías que más del 80% de la efectividad en la comunicación humana esta determinada por el lenguaje no verbal? Aquí puntos especialmente importantes:

Postura: Muestra una postura “de poder”; se trata de una postura abierta que transmite confianza en uno mismo. Imagina convencer a alguien de lo bueno que eres o de lo bueno que es tu producto con los brazos cerrados. Esto te hará parecer más pequeño, poco persuasivo y sin confianza en tu propio producto. Por tanto, en la próxima ocasión, cuando trates de convencer a otros: mira con la cabeza recta (no hacia abajo), con los hombros hacia atrás y la espalda recta.

Movimiento de las manos: al comunicarte con otros mueve las manos para acompañar el mensaje verbal. Hay una investigación que confirma que vemos más competentes y con confianza a las personas que se comunican con gestos, comparado con otros que dejan sus manos quietas o en sus bolsillos.

Imita posturas y acciones de la persona con la que hablas. Esto construirá un puente entre ambos, mientras facilita la comunicación.

Velocidad al hablar: debe estar determinada por la situación. Hablar lentamente aparenta que el comunicador esta más tranquilo, mientras que hablar rápido aparenta que somos reactivos a las circunstancias externas.


Tono de voz cambiante y pausas: dos trucos para mantener la atención de la audiencia (ya sea una persona o muchas) es hacer pausas entre frases y hacer cambios te tonos de voz. Algo así como si fuera el narrador de un cuento o historia.

Sonríe y usa el sentido del humor: al sonreír harás, probablemente, que la otra persona te responda con una sonrisa y baje sus defensas. Lo mismo usando el sentido del humor.

Mirada: mirar a los ojos a la persona que quieres convencer también puede ayudar a aumentar tu nivel de influencia. ¿No te resultan más convincentes los líderes que hablan mirando al público que los que leen el discurso? Aquí hay que tener cuidado con un detalle: si la otra persona es tímida o con baja autoestima, una mirada demasiado fija hará que la persona se ponga nerviosa y se generarán emociones que no te ayudarán. Mírala como ella te mira a ti.

Y he dejado para el final la recomendación más importante:

Cree en tu idea 

Si no crees en tu idea, nadie lo hará. Esto es lógico porque no demostrarás motivación, seguridad y entusiasmo al comunicarla. A la primera persona que tienes que convencer que tu propuesta es excelente es a ti mismo(a). Mientras no logres hacer esto ni siquiera trates de hacerlo con otras personas porque crearás mucha desconfianza y recuerda que:

NUNCA HAY UNA SEGUNDA OPORTUNIDAD DE CAUSAR UNA PRIMERA IMPRESIÓN.

ADAPTÁNDONOS AL CAMBIO

Si las empresas quieren seguir siendo prosperas y competitivas necesitan enfrentar la realidad de un entorno de negocios cambiante en el día a día. Y ese reto sólo se puede manejar adecuadamente desarrollando dos capacidades aplicadas hacia el interior de la organización; de lo contrario se corre el riesgo serio de una crisis de supervivencia.

La primera es la capacidad de adaptación. La adaptación es un proceso que permite establecer orden y estabilidad entre los elementos de un sistema que interactua en un ambiente complejo; se manifiesta en acciones orientadas a adaptarse de una manera ordenada y sistematizada. La segunda es la capacidad de aprendizaje, que es un proceso que percibe, codifica, adecua, almacena y transmite información con la finalidad de responder competentemente.

Por lo tanto, una organización que aprende se orienta a incrementar la productividad, además de alcanzar niveles de desempeño interno que permitan gestionar exitosamente los cambios de un entorno. Lo que ahora se llama “la mejora continua” no es una moda pasajera; es una manera de ser que llegó para quedarse. Esta mejora continua contempla la posibilidad de error en procesos innovadores, pero también establece cero margen de error en los procesos ya establecidos cuando están funcionando bien.


De esta manera, surge la necesidad de desarrollar mecanismos internos que promuevan la libertad para desarrollar, transmitir y compartir conocimientos entre sus miembros, y elementos de medición del desempeño de los puestos de trabajo. Por eso el aprendizaje es un proceso continuo que genera valor, permite desarrollar las competencias del personal que la integra, y contribuye a la obtención de ventajas competitivas. El personal que se ve involucrado en este sistema complejo debe caracterizarse por ser proactivo, muy competente y creativo. 

El funcionamiento estructural de una organización, requiere de la contribución de su gente, quien debe tener las capacidades y efectividad necesaria para lograr las metas predeterminadas. Para que el personal se sienta dispuesto y motivado a compartir sus experiencias y talentos, se requiere de una organización que permita trabajar en equipos auto-dirigidos, de forma inteligente y disciplinada.

La empresa requiere de conocimientos para desarrollarse. Esto implica que el personal que aprende, dentro de lineamientos claros, tendrá la libertad para hacer y desarrollar sus capacidades y talentos, en un ambiente de confianza, donde los gestionan en forma asertiva y honesta las diferencias de opinión que se pudieran encontrar en el proceso de adaptación.

Por otra parte, facilitar el desarrollo del aprendizaje en la organización mediante la participación y creatividad de la persona, enriquece la capacidad de trabajar en equipos auto-dirigidos, puesto que el aprendizaje se convierte en un proceso de reflexión colectiva en donde todos comparten la responsabilidad de los resultados.

Por eso una organización que aprende debe contemplar esfuerzos internos que promuevan el orden y la estabilidad de su funcionamiento, además de establecer una estructura que permita la libertad del personal para poder hacer las actividades de una manera eficiente, compartir conocimientos y contribuir al desarrollo de competencias que faciliten el cumplimiento de los objetivos fijados por la Dirección.